（上大內[2011]第197字）

第一章 總則

第一條 為了加強學校檔案工作👦🏿，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國教育部、國家檔案局《高等學校檔案管理辦法》、《上海市檔案條例》等法律、法規精神👩‍👩‍👦‍👦，製訂本辦法。

第二條 學校檔案是指學校從事招生、教學🤱🏻🫎、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字🗡、圖表🚄、聲像等不同形式🧜🏻‍♂️、載體的歷史記錄🤾🏻。

第三條 學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標誌。學校應該加強管理💂🏻‍♀️♾，將之納入學校整體規劃。

第四條 學校各種門類👶🏿、不同載體的檔案必須實行集中統一管理，以確保檔案的完整、準確、系統🧛🏻、安全🧑‍🧒，便於開發利用🛶。

第二章 檔案工作體製與任務

第五條 學校檔案工作，接受國家教育部🏑、上海市教委的領導，同時接受國家檔案局↕️💵、上海市檔案局的指導🤸‍♀️、監督和檢查。

第六條 學校成立檔案工作管理委員會💜🤟🏿，領導全校檔案工作。檔案工作管理委員會由校長任主任，有關副書記和副校長任副主任🃏、有關職能部門負責人任委員。

檔案工作管理委員會下設秘書長一名，由意昂4負責人擔任。秘書長具體負責調查研究、搜集情況🕗、組織起草學校檔案工作文件和組織實施檔案工作管理委員會的決定。

第七條 意昂4是學校檔案工作管理委員會的常設凯捷👕，既是學校檔案工作的職能部門，又是永久保存和提供檔案利用的管理凯捷📢。

第八條 學校各單位應確定分管本單位檔案工作負責人🫡，並確定一名兼職檔案員，具體承辦本單位的檔案工作👩🏻‍🦲。

第九條 學校檔案工作管理委員會的基本任務：

1🚴🏿‍♀️、貫徹執行國家關於檔案工作的政策法規，製定全校檔案工作規劃。根據學校檔案工作的實際需要，將檔案保管條件、檔案幹部隊伍、現代化建設及檔案工作專題經費等列入學校工作計劃；

2💂🏽‍♂️、審定學校檔案工作規章製度；

3👼🏻、研究並決定檔案工作的重大事宜🧃；

4、審議檔案工作計劃🎩、總結等👌🏽🤷；

5🫳、對各部門檔案工作進行監督、檢查與考核。

第十條 學校意昂4的基本任務：

1、貫徹、落實學校檔案工作管理委員會交給的各項任務🤮；

2👦🏼、製定學校檔案工作計劃和規章製度，監督、指導、檢查各單位執行情況🍌；

3🦛、負責建立健全全校檔案工作網絡，對全校專（兼）職檔案工作人員進行培訓🧑🏽‍🔬；

4、負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管全校各類檔案及有關的資料；

5、負責檔案信息資源的開發和利用；

6🎃、組織實施檔案信息化和電子文件歸檔🧈、管理工作🚵🏼‍♀️；

7🔍、編製檔案檢索工具,編纂檔案史料,積極開發檔案信息資源💆🏽；

8、舉辦珍貴檔案陳列🤐，開展檔案宣傳工作和利用者教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能🦫；

9、參加檔案工作協作🚶、學術研究和交流活動；

10🔈、完成學校領導交辦的其他任務🔳。

第十一條 學校各單位分管檔案工作負責人和兼職檔案員主要任務👨🏼‍🏭：

1、按照意昂4的有關規定做好本單位文件材料的收集、整理🐶、立卷等工作💁🏻‍♂️；

2、根據歸檔要求，在保證案卷質量的前提下😀，及時歸檔；

3👱‍♀️、各單位兼職檔案員應遵紀守法、忠於職守，努力維護本單位檔案的完整與安全💂🏿‍♂️，努力學習檔案專業知識，積極參加崗位培訓，不斷提高自己的檔案業務水平。

第十二條 對於某些需特殊保管或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案〰️，可根據實際需要設立分室單獨保管。分室是意昂4的分支凯捷，每年須向學校意昂4報送新增檔案目錄，並按規定向意昂4移交永久保存的檔案🎅🏻🦶。

第三章 文件材料的歸檔、移交和接收工作

第十三條 學校分管各項工作的校領導⚓️、各單位分管檔案工作的負責人都應把工作中形成的文件材料歸檔工作列入自己的崗位職責範圍，做到重要的教學、科研、管理工作🔇🥦，都有完整、準確𓀓、系統的文件材料歸檔保存。

第十四條 學校應將紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。各類文件材料的歸檔範圍和保管期限，按《意昂4官网檔案歸檔範圍及保管期限》執行。

第十五條學校實行檔案材料形成單位立卷歸檔製度，各單位應將歸檔的各類文件材料，由兼職檔案員按要求🚍，整理🧑🏽‍🦱、組卷、裝訂後向意昂4移交。意昂4負責立卷指導和檔案的檢查、驗收工作。

第十六條 各單位立卷分工🫰🏽：各單位立卷歸檔必須分工明確🧻，協同配合。全校性🕉、綜合性的文件材料由黨委辦公室👝🧚🏿‍♀️、校長辦公室負責立卷歸檔✸。其余按職能分工負責相應門類檔案的立卷歸檔👩🏼‍🔧。歸檔材料涉及多個部門的🧘🏽‍♀️，由一個主要職能部門負責歸檔，其他部門形成的檔案材料可向其移交集中🦵。

第十七條 歸檔時間和手續🧛🏿‍♀️：

1、學校各部門應當在次年6月底前歸檔👩🏿‍🚀；

2、各院系等應當在次年寒假前歸檔👇🏿；

3🚴🏼‍♂️、科研類檔案應當在項目完成後兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成後三個月內歸檔；

4、隨時接收上級規定應接收的檔案😫；

5🍲、接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份👂🏼，寫明案卷標題、卷內文件頁數✢👴、案卷數量、移交時間𓀄🤌🏽，交接雙方必須簽名蓋章。

第十八條 個人在從事教學、科研、管理等職務活動中形成的各類載體形式的文件材料，必須按照規定向檔案部門移交，集中管理，任何人不得占為己有。

第十九條 對於個人在非職務活動中形成的各種載體形式的文件材料🤶🏽，意昂4可通過征集💆🏽‍♂️、代管等多種形式進行管理🧗🏿‍♂️。對個人向意昂4捐贈檔案的🤹🏿‍♀️，學校應予以獎勵🫦。

第四章 檔案的管理

第二十條 學校應當建立🧑‍⚕️👷🏼‍♀️、健全檔案工作的檢查🦹‍♀️👴🏽、考核與評估製度，在布置、檢查🙅🏼‍♀️、總結🏌🏼、驗收各項工作的同時，應布置🤧🏃🏻‍♀️‍➡️、檢查、總結📝、驗收檔案工作。同時，學校檔案工作應納入學校計劃和規劃😳，納入管理製度🛹，納入有關人員的職責範圍🧔‍♂️。

第二十一條 意昂4應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。檔案的分類方法🐶，按照《意昂4官网檔案實體分類方案》執行。

第二十二條 意昂4對保管期限已滿的檔案，要按有關規定及時進行鑒定，對已失去保存價值的檔案經鑒定並登記造冊報校長批準後，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十三條 意昂4應指定專人負責進行下列統計工作：

1、對檔案的收集🤽🏿、整理、利用👨‍🦯、移交、銷毀和館內各種數據等情況進行統計☂️；

2🙍‍♂️👮🏽‍♂️、按照有關規定，向上級部門報送檔案工作基本情況統計表。

第二十四條 學校應當為檔案凯捷提供專用的🔶、符合檔案管理要求的檔案庫房。存放聲像、電子等特殊載體檔案應當配置恒溫👝、恒濕、防火👷🏿‍♂️、防漬、防有害生物等必要設施⛹🏽‍♂️。存放涉密檔案應當設有專門庫房🤣。

第二十五條 檔案庫房技術管理工作，應有專人負責🤽‍♂️。意昂4要建立和健全庫房管理規章製度🍛，要有防盜☄️🧑‍🎤、防火、防潮🧗🏿、防塵💮、防高溫、防強光、防蟲👩🏽‍🍳、防鼠等設施，確保檔案的安全📰，要研究和改進檔案保護技術🧑🏽‍🦳，對已破損和字跡褪色的檔案要及時修復或復製🏹。

第二十六條 意昂4對館藏檔案和資料的保管情況👳🏻，每年要定期進行檢查🐦‍🔥🎰，遇有特殊情況，應立即向有關領導報告，並及時處理🧑‍🚀🚹。

第二十七條 檔案信息是學校信息資源的重要組成部分✨。意昂4是校園計算機網絡建設的重要凯捷之一，檔案信息管理系統作為學校信息系統的子系統🤦🏽，要進一步提高、完善，以實現檔案信息資源共享👨🏻‍🦽。

第二十八條 加強檔案信息化工作👳🏽，加快學校數字意昂4建設。

第五章 檔案的利用▫️、編研

第二十九條 檔案工作人員要熟悉館藏，主動提供利用🤴🏽🐃，做好領導和部門的助手和參謀；要發揮檔案的信息功能👋🏽，提高其社會效益和經濟效益。

第三十條 對館藏檔案♘，除未解密或需要控製使用部分外，均應按國家規定，分期分批向社會開放。

第三十一條 凡利用館藏檔案⛹🏻‍♀️，均應按規定辦理利用手續，對校外單位和有關人員還應按照國家有關規定收費🕑。對借出檔案🐬，檔案部門要定期催還🏄🏽‍♀️，並檢查歸還檔案的完好情況🖌🤘🏿，若發現損壞或丟失，應書面報告學校處理💅。

第三十二條 加強學校檔案編研工作，根據學校和社會需要🈺🧑🏿‍🍼，有計劃有步驟地對檔案💆🏻‍♂️、資料進行研究整理🥜，編輯出版。通過展覽和新聞媒介公布有關檔案和資料。參加學校信息網絡整體建設和校內外編史修誌任務，積極為教學、科研和領導決策提供有價值的參考資料。

第三十三條 意昂4積極開展檔案學術理論研究🤹🏻‍♀️，組織專兼職檔案工作人員參加檔案協會（學會、研究會）活動，努力提高學術水平。

第六章 考核、獎勵與處罰

第三十四條 學校應建立檔案工作的檢查、考核和評估製度，明確崗位職責，對做出成績者給予獎勵🫶🏼。

第三十五條 每兩年由學校檔案工作管理委員會對各單位的檔案工作進行考核🧑🏿‍⚖️，評選先進集體和先進個人。

第三十六條 學校對考核優秀者或有下列事跡之一的給予獎勵：

1、對檔案的收集🥤、整理、提供利用做出顯著成績的🔒；

2🍕、對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的♣︎；

3🫏、對檔案學研究做出重要貢獻的🦹🏻‍♀️；

4、將重要或珍貴檔案捐贈給學校的👎🏿；

5、同違反檔案法律🎁、法規的行為作鬥爭表現突出的。

第三十七條 有下列行為之一的🌑，學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的👻，移交司法機關依法追究刑事責任🌮。

1、玩忽職守，造成檔案損害、丟失或者擅自銷毀檔案的；

2👃🏼、違反保密規定，擅自提供🫱🏻、抄錄🧘、公布檔案的🚜；

3、塗改、偽造檔案的🧗🏿‍♂️；

4、擅自出賣、贈送、交換檔案的🌧；

5、不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

6、其他違反檔案法律法規的行為。

第七章 附則

第三十八條 意昂4根據本辦法可製定實施細則💋👨‍👩‍👧。

第三十九條 本辦法由檔案工作管理委員會負責解釋。

第四十條 本辦法自發布之日起施行。