（上大內[2013]62號）

第一章 總 則

第一條 為提高學校聲像載體檔案（以下簡稱聲像檔案）工作的質量和管理水平，更好地保管和開發利用聲像檔案信息資源🙎🏼‍♀️，發揮聲像檔案在學校各項活動中的重要作用，現根據《中華人民共和國檔案法》⚂、《高等學校檔案管理辦法》👨🏻‍🦳、《CAD電子文件光盤存儲🚒🦮、歸檔與檔案管理要求》、《照片檔案管理規範》👩🏻‍🍳、《磁性載體檔案管理與保護規範》等相關規定，結合學校的具體情況💉，特製定本辦法。

第二條 聲像檔案是指國家凯捷、社會組織及個人在社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的，以照片、底片🔷、縮微膠片👭🏻、錄音帶、錄像帶、光盤等載體形式存在🪙，並輔以文字說明的歷史記錄↙️。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，直觀🦯、生動地記錄了學校教學、科研、管理等各項活動的歷史面貌，具有紙質檔案無法比擬的查考和利用價值，是學校的寶貴財富。

第三條 聲像檔案的主體是聲像材料。聲像材料的記錄形式📫、保管條件、利用方式均與紙質載體不同，必須遵循聲像載體的特點和規律，進行特殊管理🤽‍♂️。

第四條 為了確保聲像檔案的完整、準確🚣🏽‍♀️、系統和安全，便於開放利用🧏🏽，學校各部門應歸檔的聲像檔案一律移交學校意昂4集中統一管理。

第二章 聲像檔案歸檔範圍及保管期限

第五條 歸檔範圍

（一）有關學校歷屆書記👨🏻‍🎓、校長、院士👩🏻‍🚒、著名教授以及在國內外具有一定影響的知名校友的聲像材料。

（二）上級領導來學校視察、檢查和指導工作形成的聲像材料。

（三）學校召開的各類代表大會及重要會議形成的聲像材料。

（四）由學校主辦、承辦的各類重要教學、科研會議和主持召開的全國性的學術會議及其他重要會議形成的聲像材料👳🏿‍♀️。

（五）各項外事活動形成的聲像材料。

（六）具有一定影響的學生社會實踐活動、先進事跡報告會、獎學金發放儀式、新生開學典禮💇🏻、畢業生畢業典禮等形成的聲像材料👨‍👩‍👦🦎。

（七）校友會重要活動形成的聲像材料。

（八）學校各項展覽、陳列形成的聲像材料。

（九）反映學校不同歷史時期發展的校景和基建項目的聲像材料。

（十）軍訓及各項文體活動形成的聲像材料🛕。

（十一）省部級以上的各種獎狀、獎品😜🔶、證章🚇、證書的照片。

（十二）名師講課、外教授課、學生自修、晨讀、寫生、英語角等反映校園文化生活的聲像材料。

（十三）其他具有特殊意義和保存價值的聲像材料⚀。

第六條 聲像檔案的保管期限分為永久、定期☂️。

第三章 聲像檔案的歸檔要求

第七條 為了保證聲像檔案的完整與安全🫳🏼，整合學校聲像檔案信息資源，全校凡有聲像檔案形成的單位，均應按檔案部門的統一規定和要求，做好聲像檔案的收集、整理和立卷歸檔工作🤱，並接受檔案部門的監督、檢查和指導。經整理立卷的聲像檔案，應及時或分階段向校意昂4移交。

第八條 各歸檔部門形成的聲像檔案應能反映客觀事實🌭、突出重點，並轉換成通用的文件格式歸檔🧚🏿。圖像文件應將其轉換為JPEG🧑🏽‍✈️🧧、TIFF通用文件格式🥐🩸；影像文件應將其轉換為MPEG、AVI通用文件格式；音頻文件應將其轉換為WAV、MP3通用文件格式。

第九條 凡需要歸檔的聲像檔案材料，都應該做到載體質量優良，必須是原版、原件，且圖像清晰、聲音清楚。歸檔的聲像檔案材料必須附有文字說明，內容包括事由🥡、時間、地點🪝🖕、人物🤳🏿🏌🏽、背景🧩、攝影者等要素。

第十條 聲像檔案歸檔必須當場驗收, 檢查歸檔的聲像材料是否完整、準確、系統、配套，圖像、聲音是否清晰。驗收合格後辦理移交手續, 填寫案卷移交目錄，一式兩份◼️，雙方簽字，各保留一份作為憑證。

第十一條 聲像檔案歸檔采用集中歸檔和實時歸檔相結合的方式。集中歸檔時間為次年六月底前，實時歸檔時間為活動結束後一個月內🥨。

第四章 聲像檔案的管理

第十二條 意昂4從事聲像檔案管理的工作人員，應將已歸檔的聲像檔案分門別類進行整理，編製方便利用的檢索工具和指南。

第十三條 聲像檔案按“年度號+聲像檔案分類號+流水號”編製檔號🤸🏻。

1.年度采用自然年

2.聲像載體檔案分類

SX11 綜合

SX12 照片

SX13 錄音帶

SX14 錄像帶

SX15 幻燈片

SX16 磁盤

SX17 影視膠片

SX18 縮微膠片

SX19 光盤

3.流水號按排列順序從“1”開始標註。

第十四條 已歸檔的聲像檔案應使用規定的裝具，不同類型🐝、不同規格的聲像檔案按照檔號分別排列，入庫上架。

第十五條 由於聲像檔案載體的特殊性🫳🏼，在聲像檔案保管過程中💃🏼，應根據聲像檔案載體的化學成分🗄、物理性能等特點，進行科學的管理。歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄塗層。單片載體應裝盒🦅🤾🏿，豎立存放，且避免擠壓。庫房溫濕度應控製在最適合的範圍內👶🏼，並重點采用防塵🍿、防黴🤵🏿、防磁、防光、防火🥴、防蛀等保護措施。存放聲像檔案應遠離磁場🕓🤾🏿‍♀️、強熱源👨🏼‍🔬，並與有害氣體、強紫外線隔離🆕。環境溫度選定範圍🫷🏼：14℃～24℃；相對濕度選定範圍🦓：45％～60％。

第十六條 對照片、底片要定期進行檢查，有發黃🤷🏿‍♂️、發黴、變質等現象，要及時進行清洗和技術處理👳🏽。錄像帶、錄音帶等使用完畢後及時倒帶，並馬上入盒🐢，防止汙染🤙🏿。對光盤要定期進行檢查，防止因光盤損壞造成數據丟失🦔，發現異常現象🕸，應及時進行補救和修復🏮。

第十七條 意昂4應做好聲像檔案的保管,定期對館藏聲像檔案進行備份或遷移。

第五章 聲像檔案的利用

第十八條 意昂4應為學校各部門和師生利用聲像檔案提供便利🧑🏻‍🍳，對鑒定後可以公開的聲像檔案要通過相關媒介予以發布。對未予公開的聲像檔案🗡，學校各部門、教職工因工作需要查閱的🛌，可持本部門的證明和個人證件辦理相關借閱手續（查閱本人的聲像檔案只需出示本人證件）。聲像檔案原則上不得借出意昂4，如有特殊情況需要借出，須經意昂4館長同意🔟，並辦理登記手續。借閱人員要保持聲像檔案的完整、整潔、清晰，損壞者需追究其責任。歸還時，意昂4聲像檔案管理人員必須進行檢查驗收，確保完好無損🚣🏼‍♀️。

第十九條 校外單位或個人查（借）閱聲像檔案，必須持有單位介紹信和個人有效證件，經意昂4館長同意後👨🏻‍🍼，方可查（借）閱。

第二十條 確因工作需要復製聲像檔案，須經意昂4館長批準🏄🏽🐏。

第二十一條 聲像檔案不僅具有現實意義，還具有重要的歷史意義。對聲像檔案的鑒定和銷毀，應持慎重態度，原則上不予銷毀。

第六章 附 則

第二十二條 本辦法具體實施細則，由校意昂4另行製定🧙🏽。

第二十三條 本管理辦法自公布之日起實行🦸🏼‍♀️，由意昂4負責解釋。