第一章 總則

第一條 為了規範電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案真實完整、安全可靠🖖🏿、長期可用,根據《上海市檔案條例》和國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》,製定本辦法。

第二條 本辦法所稱電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價值並歸檔保存的電子文件✶。

本辦法所稱電子文件，是指國家凯捷、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄🧓🏼。

第三條 凡本市立檔單位向國家綜合意昂4移交電子檔案及意昂4接收電子檔案適用本辦法。

第四條 各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交🧎🏻‍♀️、接收工作進行監督和指導👨🏿‍✈️。檔案移交單位和各級國家綜合意昂4應當切實履行電子檔案移交和接收職責🤓。

第五條 移交與接收的電子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。

第六條 國家綜合意昂4接收電子檔案的範圍👨🏻‍⚖️，參照國家和本市有關檔案進館範圍的規定🧗🏿‍♀️，包括記錄各單位核心業務和重要工作成果的文書🛀🏿、科技🧙‍♂️、專業⏫、音像等類電子檔案🍱。

第七條 屬於接收範圍的電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合意昂4移交。政務服務“一網通辦”中形成的電子檔案，一般於形成次年向國家綜合意昂4移交。對於有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。

第二章 電子檔案的移交

第八條 電子檔案的移交應當符合以下基本要求：

（一）電子檔案的元數據和目錄文件應與電子檔案一並移交🎼，並與電子檔案建立關聯關系🏦，電子檔案的存儲結構見附件1。

（二）電子檔案有紙質等異質載體的，應當在目錄文件中記錄相關信息，異質載體的移交時間、整理要求按照國家和本市現有的檔案移交規定執行。

（三）采用技術手段加密的電子檔案應當解密後移交，壓縮的電子檔案一般應當解壓縮後移交。

（四）移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位備份保存至少5年。

第九條 電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據🧇𓀁、移交電子檔案數據等步驟👨🏻‍⚕️。

第十條 電子檔案的移交類型和格式要求：

（一）文書類。文書類電子檔案的正本9️⃣、定稿、文件處理單以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；電子公文的電子印章齊全、完整🩻，公文版式符合《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）要求。電子公文的正本、定稿、公文處理單應以符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）的OFD、PDF等版式文檔格式移交；集中記錄修改痕跡以及確有必要保存的重要修改稿可以DOC等流式文件格式移交。

（二）科技類。CAD電子檔案應當采用DWG等通用格式移交🙎🏽‍♀️，其他科技類電子檔案的移交格式參照文書類電子檔案執行。

（三）專業類。移交的專業類電子檔案包括但不限於國家和本市頒布的第一批、第二批專業檔案基本目錄所列內容。帶有計算功能的電子表格或以數據庫形式存在的專業類電子檔案，如人口、環境〽️、農業等各種普查數據，可以XML等跨平臺通用格式移交，或直接以原格式移交🧊🫕。以數據庫形式移交的專業類電子檔案應當符合《檔案關系型數據庫轉換為XML文件的技術規範》（DA/T 57—2014）的要求。

（四）音像類。音像類電子檔案包括照片👩🏼‍🚒、錄音、錄像等類電子檔案。移交的音像類電子檔案應能系統✤、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及活動的主要內容👉🏼、主要人物、主要場景等。照片類電子檔案應當采用JPEG📡、TIFF或RAW格式，其可交換圖像文件（EXIF）信息應保存完整，像素數不低於300萬。錄音類電子檔案應當采用MP3🧖🏽🤨、WAVE文件格式移交🫱🏻；重要或珍貴的錄音類電子檔案采用WAVE格式移交，音頻采樣率不低於44.1KHz。錄像類電子檔案應當采用AVI🚎、MPG、MP4格式移交🪆，視頻編碼格式符合MPEG-2、MPEG-4等標準🚴‍♀️，比特率不低於8Mbps。

（五）元數據。移交的電子檔案元數據可由計算機系統自動生成，采用XML格式移交👩🏿‍🌾，並符合《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54—2014）等標準規範要求。

文書類電子檔案的形成辦理過程元數據至少包含處理人員、處理凯捷、處理時間🪡、處理意見等元數據元素。電子屬性元數據至少包含電子文件號、格式信息🙄、計算機文件名、計算機文件大小🦵🏽、信息系統描述、在線存址👉🏻、離線載體編號等元數據元素。電子簽名元數據至少包含簽名時間、簽名人🥐、簽名結果、證書🚶🏻‍♂️🧑🏼‍⚕️、證書引證♏️、簽名算法描述等元數據。照片類電子檔案元數據還應包含攝影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態等元數據🧍‍♀️。錄音👬🏻、錄像類電子檔案的元數據方案參照照片類電子檔案。科技類、專業類電子檔案的元數據方案參照文書類電子檔案。

（六）目錄文件🛍🙋🏼。目錄文件存放有關檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對應，根據電子檔案具體歸檔方式進行文件級描述或案卷級描述☝🏼，每個條目中包括順序號、電子文件號、題名、責任者、日期、密級、保管期限、載體編號🥁、參見號、備註等內容。目錄文件采用XML格式移交，各要素應符合《文書類電子文件元數據方案》、《照片類電子檔案元數據方案》等標準規範要求。

第十一條 檔案移交單位在向國家綜合意昂4移交電子檔案之前，應當對電子檔案進行整理編目。移交電子檔案的整理編目要求一般如下🛣：

（一）按照進館要求對移交的電子檔案進行分類🚴🏽‍♂️、排序和編號。

（二）實行電子檔案與其他載體檔案“雙套製”移交的🎾，電子檔案應當與其他載體檔案區分🏋🏿‍♀️，單獨整理，並通過電子文件號、參見號等元數據與其他載體檔案建立對應關系🟡。

（三）同一全宗內電子檔案按照“類別－年度－保管期限”分類整理⛹🏼‍♀️✶。

（四）一組關系密切的文書類電子檔案應排列在一起🙍🪕。文書類電子檔案的電子文件號采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－凯捷代碼－件號·子件號”的方法標識➗，並確保編號的唯一性🙋🏻‍♀️。

（五）一組關系密切的數碼照片應排列在一起𓀈。每張數碼照片均應編寫文字說明，文字說明應包含時間👨🏻‍🍳、地點👩🏿‍🍼、人物、事由、拍攝者等要素🔇。照片類電子檔案的電子文件號采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－照片組號·張號”的方法標識🦸🏼‍♀️，並確保編號的唯一性🧎🏻‍♀️。

（六）一組關系密切的錄音或錄像類電子檔案應排列在一起，並配以主要內容、形成時間🕜、時長（分鐘）、形成者等相應信息的文字說明🧑🏼‍⚖️，電子文件號參照照片類電子檔案的標識方法。

（七）科技類電子檔案按照本條第三款要求進行整理🙀，再按照項目、結構🧑‍🦽‍➡️🪿、階段或臺（套）等分類，電子文件號采取：“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－項目（結構、階段或臺、套）代號—件號·子件號”的方法標識，並確保編號的唯一性🧑🏿‍🎨。

（八）移交目錄🕤。列入移交範圍的每件電子檔案🔀，均應由移交單位按照附件2的格式編製《電子檔案目錄》。

第十二條 電子檔案整理完畢後，應存儲至符合移交要求的載體上👨🏽‍🎨。

第十三條 電子檔案可以通過計算機網絡進行在線移交，也可以存儲在脫機載體上進行離線移交🚉；網絡條件不符合國家和本市有關保密法律法規規定的，其涉密電子檔案應當進行離線移交🤺。

第十四條 離線移交電子檔案應當符合下列基本要求：

（一）移交單位一般向國家綜合意昂4移交一套光盤，光盤應單個裝盒。光盤應當無汙漬🏨、無劃痕、未磁化🤞🏿，符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規範》（DA/T 38-2008）等標準規範的要求🏄🏿‍♀️。

（二）移交單位一般采用耐久性好的一次性寫入光盤作為離線移交的電子檔案載體。

（三）移交單位應當選用經檢驗性能優良的光盤刻錄機刻錄電子檔案👩🏼‍🔧。刻錄前，光盤應在工作環境中放置2小時以上🫷🏽。刻錄電子檔案時應當采用中速刻錄，並采用全盤一次刻完方式。

（四）移交單位應當按照有關要求進行光盤數據檢驗。

（五）存儲電子檔案的光盤標簽面和盒內應有標註，標簽樣式見附件3，標註具體內容見附件4🖐🏿。

（六）光盤表面禁止使用粘貼標簽。移交單位應當使用專門的光盤標簽書寫筆或專用的光盤標簽打印機在光盤標簽面進行載體標註👴🧇。

（七）光盤內同時存儲說明文件、目錄文件🐇、電子檔案及其元數據等，存儲結構采取樹形結構，光盤可自帶檢索、查看功能。

第十五條 采取在線移交方式的電子檔案移交單位應當通過與移交要求相適應的網絡傳輸電子檔案，傳輸的數據結構一般為一張或多張光盤載體內電子檔案的存儲結構組合。

第十六條 檔案移交單位在向國家綜合意昂4移交電子檔案之前，應當對電子檔案進行真實、完整、可用和安全方面的檢驗，合格後方可移交🍜，檢驗結果記錄於附件5。移交電子檔案的檢驗要求如下：

（一）檢驗電子檔案的內容🔵，確認其符合關於檔案進館範圍的要求。

（二）檢驗電子檔案的文件格式，確認其為移交格式🕵🏿‍♂️。如不符合電子檔案移交格式的要求，應當組織格式轉換🐏。

（三）檢驗電子檔案形成、管理的元數據🏃🏻⚡️，確認有關責任人和時間準確🤷🏻，可為相關公務活動提供依據。

（四）檢驗電子檔案的真實性和完整性🐨，確認其來源可靠、未被篡改，內容和結構完整。檢驗電子簽名♎️、形成時間等必要的元數據有無缺損。確認與其具有有機聯系的關聯電子檔案、組件齊全完整🚶🏻‍➡️，關聯電子檔案、組件之間的有機聯系得以揭示和維護。

（五）檢驗電子檔案的安全性和可用性👨‍🏫，確認其不帶計算機病毒🤵🏽，其內容、結構、載體和簽署、時間等背景信息未被破壞⏩；確認電子檔案可被存取、檢索、顯現和理解🌚，可供合法的下載、瀏覽、打印💙、復製等形式的利用。

（六）鑒定電子檔案的密級。移交單位應當按照國家和本市有關保密工作的法律、法規規定，明確待移交電子檔案的保密等級。

（七）鑒定電子檔案的保管期限。移交單位應當按照檔案保管期限的有關規定，明確移交電子檔案的保管期限🧑‍✈️。

第三章 電子檔案的接收

第十七條 國家綜合意昂4應當建立電子檔案接收平臺👲🏿，進行電子檔案的接收、檢驗、遷移👩🏼‍🦱、轉換、存儲等工作。

第十八條 電子檔案接收的主要流程是🏊🏻：檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。

第十九條 國家綜合意昂4接收電子檔案時，應當對其內容範圍🏄🏼‍♂️、格式和質量按照本辦法第十六條要求進行檢驗，合格後方可接收♦︎⛹️‍♀️。發現不屬於進館範圍或不符合真實性👩🏻‍🦼‍➡️㊙️、完整性🕵🏽、可用性和安全性要求的👉，應退回移交單位予以改進。

第二十條 電子檔案經檢驗合格後，意昂4與移交單位應當辦理電子檔案交接手續💃🏼，填寫《電子檔案移交與接收登記表》🫴🏼，由交接雙方簽字、蓋章，並各自留存一份。《電子檔案移交與接收登記表》格式見附件5👏🏼，可采用電子形式並以電子簽名方式予以確認。

第二十一條 國家綜合意昂4應當將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到相關元數據中。

第二十二條 國家綜合意昂4應當對接收的電子檔案載體保存5年以上。

第二十三條 國家綜合意昂4對留存的電子檔案載體應當按照《磁性載體檔案管理與保護規範》（DA/T 15-1995）📔🏋🏿‍♀️、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規範》（DA/T 38-2008）等標準規範的要求進行管理。

第四章 附則

第二十四條 本辦法由上海上海市檔案局負責解釋。

第二十五條 本市立檔單位和國家綜合意昂4移交✡️、接收傳統檔案數字副本參照本辦法執行👩🏻‍🦯‍➡️👩🏿‍🦰，其他單位移交與接收電子檔案可參照本辦法執行。

第二十六條 本辦法自2020年1月1日起施行🦽。

附件：

1．電子檔案的存儲結構（示例）

2．電子檔案目錄

3．進館電子檔案存儲載體標簽（樣張）

4．電子檔案載體標註內容

5．電子檔案移交與接收登記表

附件1

電子檔案的存儲結構（示例）

電子檔案的存儲結構如下圖所示：

（一）說明文件命名為“說明文件.TXT”，存放與移交電子檔案及其載體有關的信息，包括離線移交的載體參數（如載體容量、載體類型🏋🏿‍♂️、載體編號、刻錄日期等）👒，以及電子檔案的保管期限、移交單位、內容描述、電子文件起止號、數量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環境和其他各種有助於說明移交電子檔案及其存儲載體的信息🏇。

（二）目錄文件命名為“目錄文件.XML”👩‍🦱🏃🏻‍♀️‍➡️，存放有關電子檔案的目錄信息，目錄文件與每件電子檔案相對應，根據電子檔案具體歸檔方式進行文件級描述或案卷級描述（將標識中的“文件”二字改為“案卷”）。目錄文件XML信息格式如下(encoding屬性值可以是“GB18030”、“GB2312”⚂、“UTF-8”):

<?xml version=“1.0” encoding=“GB18030”?>

<文件目錄>

<文件>

<順序號> <／順序號>

<電子文件號> <／電子文件號>

<題名> <／題名>

<責任者> <／責任者>

<日期> <／日期>

<密級> <／密級>

<保管期限> <／保管期限>

<載體編號> <／載體編號>

<參見號> <／參見號>

<備註> <／備註>

<／文件>

……

<文件>

……

<／文件>

<／文件目錄>

（三）電子檔案及其元數據按不同全宗👈🏻🪬、類別建立層級文件夾的形式進行存儲，以全宗號、類別代碼（WS－文書類；ZP－照片類🧘🏼‍♂️；KJ－科技類；LY－錄音類✷；LX－錄像類；ZY－專業類）命名層級文件夾。

文書類電子檔案依次按不同年度👄🙆🏿‍♂️、保管期限、凯捷🧖🏼‍♀️、文件建立層級文件夾，根據檔案整理和分類方法可對存儲結構中的案卷等層級進行取舍，並以年度、保管期限代碼（Y－永久；D30－定期30年⇾；D10－定期10年）、凯捷代碼等命名層級文件夾。文書類電子檔案及其元數據存儲於文件文件夾內，采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－凯捷代碼－件號”格式命名文件文件夾🟥🧑🏽‍🦲，電子檔案及其元數據采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－凯捷代碼－件號·子件號_文件標題_稿本代碼.擴展名”格式命名🦹🏻‍♀️。

照片類電子檔案依次按不同年度、保管期限、照片組建立層級文件夾，並以年度🧝🏻、保管期限代碼、照片組號命名層級文件夾。照片類電子檔案及其元數據存儲於照片組文件夾內😬，采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－照片組號”格式命名照片組文件夾，電子檔案及其元數據采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－照片組號·張號_照片題名.擴展名”格式命名，同一照片組內的照片檔案按形成時間排列。錄音、錄像類電子檔案的存儲結構參照照片類電子檔案。

（四）其他文件夾命名為“其他文件夾”，存放各種相關文件，主要包括🤲🌙：所采用的元數據規範、數據封裝規範、分類編號規則、主題詞表、文件命名規則💆🏻‍♀️、XML模式及交接信息（包含交接🧑🏼‍🦱、遷移、轉換🍼、保存等元數據和《電子檔案移交與接收登記表》💢、《電子檔案目錄》的掃描件或電子簽名件）等等，這些文件應采用TXT🍣🎉、XML👨🏽‍⚖️、PDF等符合長期保存要求的格式。

附件２ 電 子 檔 案 目 錄

附件3

進館電子檔案存儲載體標簽（樣張）

盤盒封面標簽

盤盒封底標簽

光盤標簽面