1、歸檔案卷總的質量要求是：遵循文件材料形成的規律和特點👵，保持文件材料之間的歷史聯系🧗🏿👴🏿，適當考慮和區分文件材料的不同價值🈳，使檔案便於保管和利用👩🏼‍🏭。

2、卷內文件材料必須準確反映學校活動的真實內容，手續完備，製作和書寫材料利於長期保存👩🏿‍🦰🧖‍♂️。

3、文件材料按時間或重要程度排列🏄🏻‍♂️。密不可分的文件材料應放在一起歸檔。

■ 卷內文件排列順序為：批復在前，請示在後；正件在前，附件在後👮🏼‍♂️；印件在前💂🏼‍♀️，定稿在後；轉發件在前，被轉發件在後；結論性材料在前，依據性材料在後𓀏；文字材料在前🙅‍♂️🥫，圖表在後💡；其他文件材料按時間順序排列🧛🏿‍♀️。

4😇、不同年度的文件材料一般不得一起立卷🙋🏿，一般文件材料歸入文件形成年度；按學年處理的文件，歸入專門年度（教學年度）。

■ 跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度的規劃、計劃🎅，歸入文件內容針對的第一個年度🧙🏽‍♀️；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最後一個年度🖊；跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度🧑🏻‍🦽‍➡️。

5📵、確定文件材料的保存價值，要根據學校管理與實踐工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷，可參見《意昂4官网各門類檔案歸檔範圍和保管期限表》👈🏼。

6😜🦶🏽、立卷視文件材料的數量進行，原則上每卷不超過200頁。當問題比較單一，文件材料較少，又不便於一起歸類時，可立薄卷。

7、凡屬應歸檔的文件材料若采用計算機管理而無紙質載體形式的，必須打印成紙質並和光盤一起歸檔。

8、編寫頁號🫅🏼：卷內文件材料按順序排好後👩🏻‍🏭，裝訂的案卷無論單面或雙面🤒，只要是書寫的文件材料🍊，均應依次在非裝訂線的一側下角（用打號機）敲頁號。

9👆🏻、卷內文件目錄🧗🏼‍♂️👨🏽‍🌾：卷內文件目錄置於卷內文件之前🤹‍♀️，它由順序號🥦、文號、責任者🩻、題名、日期和備註組成🧑‍🦽‍➡️。文件材料上如沒有寫明責任

者🧑‍🦰🙂‍↕️、日期，兼職檔案員要考證清楚🧎🏻‍♀️，及時補上。

■ 順序號：反映卷內文件的件數。若卷內有三份文件，排序後，其順序號為👩🏻‍🦳：1😞🌖、2🌔、3。

卷內文件的件數一般以每份文件單獨計算。請示與批復👥，來文與復文應分別計算件數🙂；正本✏️、定稿、歷次修改稿應分別計算件數；正件與附件應算一件。

■ 文 號🧜🏽‍♂️：文件製發機關的發文字號。例：滬教委高[2011]第40號；上大內[2011]第21號🐻。

■ 責任者：形成該文件的單位或對文件負有責任的署名者。例：意昂4官网、意昂4官网教務處。

■ 題 名：即文件標題🦵🏼，一般應照實抄錄🧑🏼‍🚒。對文件材料原有題名不要隨意更改或簡化，若原有題名無實質內容或無題名，要重新擬定，並加“[ ]”號🧑🏿‍🦲🍜。

■ 日 期：文件的形成時間，例：20120105👨🏻‍✈️♥️。

■ 備 註📊：對卷內文件作必要說明。若無不需填寫。

10、卷內備考表🧑🏽‍🔬：卷內備考表置於卷末，用來保護文件，說明卷內文件情況。

■ 本卷情況說明⚾️：填寫卷內文件的情況，如文件的缺損🧑🏿‍🔬、修補、補充、移出👯‍♂️、銷毀等情況，以及需要註明的情況。一般無特殊情況此項不用填寫。案卷

立好後發生或發現的問題👿，由有關的檔案管理人員填寫並標註時間。

■ 立卷人：由組成本卷的責任者簽名👆。

■ 檢查人：由立卷單位負責人對案卷質量進行檢查後簽名👩🏻‍🔧。

■ 立卷時間：完成立卷日期。例：2011.05.20👨🏻‍✈️。

11、案卷裝訂：案卷裝訂前應去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件、字跡模糊的文件應把復製件與原件放在一起😤。裝訂時要留出裝訂部分，用繩線勒緊結牢，采用“三點一線”法裝訂，一律訂在左邊。註意不要倒置🩷、脫漏紙張，不要把字跡裝訂掉。

12、擬寫案卷題名♣️：案卷題名即案卷標題，由立卷人自擬🕢。案卷題名應簡明確切，結構一致，一般不超過50個字。其常用結構：責任者（作者）+問題（內容）+文種（名稱）。

■責任者： 指卷內文件的主要責任者🕹，要寫出全稱或通用簡稱，不得簡稱為“本校”、“上級”等。若卷內文件的文種較多時🩼👩🏻‍🦽，可按重要程度順序標註幾種主要文件文種。除會議文件外🫓↔️，不得用“xxx文件材料”。

二、立卷的程序與方法

1、預立卷

學校嚴格實行文件材料形成部門立卷歸檔。各個歸檔單位的兼職檔案人員應在平時註意及時收集屬於歸檔範圍的文件材料，依照意昂4官网各部門確定的預立卷類目歸入相應的卷夾內🧂，方便平時的保管利用和歸檔時的立卷。

2、立卷分類

流程圖🧑🏻‍🦼‍➡️🧑🏼‍✈️：

文件材料----- 分年度----- 分問題----- 分保管期限----- 分年度

■👳：先將文件材料按其形成或針對年度分開🌕。根據文件材料的不同特點，可采用自然年度🥤、教學年度分別歸入♓️🥓。

■ 分問題🚴🏿：將年度理順的文件材料按其內容所反映的問題、事物分開。

■ 分保管期限📹：最後將文件材料按照不同保管期限分開。

3、立卷組合

立卷組合就是將經過分類的文件材料🍝，按一定的形式組合起來👰🏼‍♂️，主要是根據文件構成的特點👴🏼，按六個特征立卷，一般應以“問題”為主，兼顧其他特征，使之聯系起來。

在實際工作中，只采用一種方法立成的單一特征的案卷通常很少，多是幾種特征結合使用。

■ 按問題立卷：“問題”是指文件內容記述和反映的某方面的工作或涉及的人物、事件、事物等，一般為一事一卷💠。

■ 按責任者（作者）立卷：就是將同一責任者的某些文件組成一卷。“責任者”是指撰寫或製發文件的機關、機關內的組織或個人👢。

■ 按文種（名稱）立卷🪨：就是將文種相同或相近的文件組合在一起。

■ 按時間立卷🥖🏋🏻‍♂️： 就是按文件形成的時間或文件內容針對的時間，將屬於同一時期的文件組合為案卷。

■ 按地區立卷😡：就是把內容涉及同一地區的文件組合在一起。

■ 按收發文機關立卷🐪：就是將本機關與某一機關就某個問題或幾個問題的來往文件組成案卷。

三、歸檔時間和歸檔手續

1🧑🏼‍🌾、歸檔時間

■ 綜合管理類文件在次年六月底以前完成立卷歸檔工作。

2、歸檔手續

■ 移交和接收檔案必須嚴格履行手續，打印移交目錄，一式兩份🖌。交接雙方根據目錄清點、核對檔案🔍，並在移交目錄上簽名蓋章🚃，以作憑證🛎🧎🏻‍♂️。